Door het coronavirus hebben videogesprekken en tel conference ineens een vlucht genomen. Maar hoe bereid je zo’n videogesprek voor? Welke spelregels zijn er en wat voor technische aspecten spelen een rol als je het maximale uit zo’n videogesprek wilt halen? In dit artikel vind je een aantal tips en spelregels.
De technische kant van het videobellen is essentieel. Een verstoring of het niet werken van de techniek kan de uitkomst van je gesprek volledig saboteren. Welke stappen zijn belangrijk?
Van Clean Desk naar Clean Background.
Zorg er voor dat de achtergrond die zichtbaar is er netjes uitziet. Let hierbij op dat privacy gevoelige voorwerpen of hele persoonlijke dingen niet zichtbaar zijn. Een rustige achtergrond (bijvoorbeeld een lege muur) is fijner om naar te kijken en komt professioneel over. Bij Microsoft Teams heb je de mogelijkheid om de achtergrond te vervagen of te voorzien van een eigen virtuele achtergrond.
Wifi of wifi niet?
De sterkte en snelheid van je wifi netwerk kan roet in het eten gooien als het gaat om videogesprekken voeren. Als het beeld en het gesproken woord niet synchroon lopen, dan verlies je al gauw de aandacht van je gesprekspartner of klant. De meeste mensen haken dan af op de inhoud en gaan zich focussen op de vorm. Zorg er voor dat je uitgebreid test of alles goed werkt. Doe dat met een collega of groep van collega’s. Plaats eventueel een wifi versterker in je huis of kies bij voorkeur voor een vaste verbinding. Mocht het geluid niet goed gaan, zet dan je microfoon en het geluid uit en gebruik de telefoon voor het geluid.
Stille kracht.
Het is een ongeschreven wet dat je je microfoon dempt als je aan het luisteren bent in een webinar of groepsgesprek. Hierdoor voorkom je dat achtergrond geluiden (hond, partner, kinderen) het gesprek verstoren. Zie de microfoon als een interruptie microfoon. Gebruik hem alleen wanneer je iets wilt zeggen wat relevant is. Bijkomend voordeel is dat je eerst kunt nadenken over wat je zegt en dat de vergadering sneller verloopt.
Headset of niet?
Het is aan te bevelen om een headset te gebruiken. De huidige kwaliteit van ingebouwde microfoons kent zijn beperkingen. Het voordeel van een goede headset is dat het geluid prettiger is om naar te luisteren, de omgevingsgeluiden beter worden gefilterd en er minder ruis ontstaat. Hetgeen weer bijdraagt aan het focussen op wat je te vertellen hebt.
De spelregels voor videogesprekken.
Virtueel ongemak wegnemen.
Videobellen is onpersoonlijker dan een face-to-face contact of gesprek. Maar door eenvoudige gesprekstechnieken kan je het toch heel persoonlijk maken. Zeker in deze tijd van het Corona virus is het belangrijk om te vragen hoe het met iedereen gaat. Laat bij kleinere groepen iedere deelnemer een korte introductie over zichzelf geven en vraagt wat hij of zij bereikt wil hebben aan het eind van het gesprek. Het mooiste is als je die vragen al vooraf toestuurt, zodat je ze niet overvalt met deze vraag.
Voorbeeld vragen ter voorbereiding voor een (video)gesprek.
- Wie ben je?
- Wat is je functie?
- Wat wil je bereikt hebben aan het eind van het gesprek/de meeting?
- Waarom is dit belangrijk voor jou of je organisatie?
- Hoe zullen we het gesprek aanpakken?
- Wie of wat is er nodig om dit gesprek/deze meeting goed af te ronden?
Een videogesprek is bij uitstek geschikt om ook non-verbaal te communiceren. Lach zo nu en dan eens, knik eens instemmend, geef korte feedback. Niets is zo vervelend voor iemand als hij alleen maar een statisch gezicht tegenover zich ziet. Een visueel grapje mag best. Mits gepast, vanzelfsprekend.
Effectieve gespreksvoering.
Wanneer ga je nou praten en wat is het moment dat je het beste kunt reageren? Zorg dat je een voorzitter aanstelt die het gesprek leidt. Dit om te voorkomen dat je door elkaar heen praat. Maak vooraf in de uitnodiging de spelregels bekend. Het door elkaar heen praten maakt dat videochatten volledig onoverzichtelijk wordt. Gebruik de mute knop van je microfoon en zet hem aan en vraag zendtijd. Mocht je tegelijkertijd beginnen met praten en dan allebei, na een korte pauze weer tegelijk beginnen. Doe dan even je hand voor je mond om aan te geven dat je de ander het podium geeft.
Het voordeel van bijvoorbeeld Microsoft Teams is dat je tegelijk de video kunt gebruiken en chatten. Hierdoor kun je via de chat “zendtijd” vragen aan de moderator. Het aan een specifiek iemand vragen of hij een vraag wilt beantwoorden of een bijdrage wilt leveren is een goede techniek om iedereen er bij te betrekken. Ook hierbij kan de chatfunctie een belangrijke stimulans geven om het echt een groepsgesprek te laten zijn.
Het voordeel van videogesprekken is dat je het beeld ook kunt gebruiken om aan te geven dat je iets wilt zeggen. Bijvoorbeeld door je hand even voor de lens te houden. Dan weten de moderator en de andere deelnemers dat je iets te melden hebt. Bij ja en nee vragen of een stemming kan je de duim – omhoog en duim omlaag techniek gebruiken. Ook om te laten merken dat je het (on)eens bent met iemand.
Time Management.
Het is bijzonder irritant als je niet op tijd inlogt. Het wordt echter nog irritanter als je later aanschuift en heel enthousiast meldt dat je er bent. Videobellen vraagt discipline en respect voor andermans tijd. Met name omdat groepen de neiging krijgen om de tijd te overbruggen met roddelen over jou. ? Als je later inbelt, meld je dan via de chatfunctie en verstoor het gesprek niet.
Etiquette.
Er zijn nogal wat schokkende effecten waarvan we ons niet bewust zijn tijdens videogesprekken. Eet bijvoorbeeld eens een koekje of een boterham terwijl de camera aanstaat. Je zult zien dat dat erg onsmakelijk overkomt. Dus mijn advies: Niet snoepen of snacken tijdens een video gesprek. Een beetje water drinken is prima, maar wend je gezicht dan af van de camera en drink uit een glas. Mute ook in ieder geval even je microfoon. Dat is wel zo prettig.
Als je naar het toilet moet of iets moet oplossen in huis, zet dan het liefst je microfoon en je video heel even uit. Dan hoeven de mensen niet te horen wat je aan het doen bent. Het is nogal gênant als mensen mee luisteren naar je wc geluiden of de discussie met je kinderen.
Zorg dat kinderen en partners geïnformeerd zijn
Zorg dat je kinderen en partner weten dat je teleconferentie hebt. Zorg ook dat je huisdieren geen deel uit gaan maken van je gesprek. Het komt regelmatig voor dat een lieve partner een kopje koffie komt brengen of onverwacht met niet gepaste kleding binnenkomt. Je kunt je voorstellen dat dit voor je publiek een leuk moment is, maar voor het professioneel zaken doen kan het een andere indruk kan achterlaten. Vaak weten ze dan alleen dat moment van het gesprek te herinneren.
Focus
Concentreer je videogesprekken en voorkom dat je mailtjes gaat beantwoorden of andere dingen gaat doen. Zoals je bureau ordenen of zo. Je bent zo zichtbaar in wat je doet, dat dit voelt als een afwijzing voor je gesprekspartner of alsof je niet echt geïnteresseerd bent. In de praktijk blijkt dat hier veel deals door verloren gaan. Leg dus je telefoon weg en concentreer je op je beeldscherm.
Onsmakelijk
Pas op dat je niet aan je neus gaat zitten als je jeuk hebt. In de praktijk blijkt dat veel mensen dat onbewust doen. Het is helaas, door de camera, erg zichtbaar. Zet, als je bewust bent dat je aan je neus of aan je gezicht zit even de camera en het geluid uit.. Dat geldt ook voor als je een niesbui hebt of moet hoesten.
Veel plezier met je videogesprekken. Wil je weten hoe je commercieel het meeste rendement uit videogesprekken haalt? Bel of mail dan even met Harrie van Heck.
Harrie van HeckTip! Wil je meer weten over het gebruik van Microsoft Teams of over het optimaal inrichten van flexibele digitale werkplekken? Kijk dan even op de website van Score-Utica.
